Aanmelden

Belangrijk!

- Bij elke offerte ingevuld bij te voegen: 

- Invulformulier offertevraag

- Geheimhoudingsovereenkomst Digipolis

- IT-code AG Digipolis Antwerpen

De opdrachtgever (laatst gewijzigd op 19/8/2021)

Wie zijn we? Voor wie werken we?

De opdracht gebeurt in naam en voor rekening van AG Digipolis Antwerpen, autonoom gemeentebedrijf met zetel te Generaal Armstrongweg 1, 2020 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0751.541.350 en BTW nr. BE 751.541.350 

AG Digipolis Antwerpen is een autonoom gemeentebedrijf opgericht overeenkomstig het Decreet Lokaal Bestuur en heeft van haar leden de opdracht gekregen tot het verrichten van werkzaamheden in het gemeenschappelijk belang, ten bate van alle leden, in het bijzonder:

  • alle aspecten van informatietechnologie en haar toepassingen 
  • alle aspecten rond innovatie, de transformatie naar ‘smart city’ en digitale transformatie van processen. 

Voor meer info zie https://www.digipolisantwerpen.be

AG Digipolis Antwerpen zal, overeenkomstig artikel 47 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken, tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor:

  1. in elk geval de leden van AG Digipolis Antwerpen, zijnde de Stad Antwerpen, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen; Politiezone Antwerpen; Brandweerzone Antwerpen; OCMW, VZW integratie en inburgering Antwerpen; AG Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed
  2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad Antwerpen;
  3. instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de stad Antwerpen belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang; ZNA-Groep; Zorgbedrijf Antwerpen-groep; Beschut Wonen Antwerpen; AG Vespa; AG Energiebesparingsfonds Antwerpen, AG Mobiliteit en Parkeren;
  4. instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met AG Digipolis Antwerpen hebben afgesloten, Havenbedrijf Antwerpen (Port of Antwerp), The Beacon vzw, Bluechem vzw, Woonhaven

De opdrachtnemers zijn ertoe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan AG Digipolis Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. AG Digipolis Antwerpen treedt op als opdrachtgevend bestuur en aanbestedende overheid.

Aard en wijze van gunning

Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

AG Digipolis Antwerpen behoudt altijd het recht om de procedure stop te zetten en niet over te gaan tot gunning van de opdracht.
Met de indiening van zijn offerte verklaart de inschrijver zich akkoord met alle bepalingen en voorwaarden uit deze offerte-vraag. 
De inschrijver verklaart zich met de inschrijving bovendien akkoord dat de bepalingen en voorwaarden in de offerte-vraag steeds voorrang zullen hebben bij elke mogelijke tegenstrijdigheid tussen bepalingen in deze offerte-vraag en de ingediende offerte.

Toepasselijke Wetgeving

  • Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 (in dit document: Wet Overheidsopdrachten);
  • Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017 (in dit document: KB Plaatsing);
  • Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (in dit document: KB Uitvoering);
  • Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013.
  • Regelgeving met betrekking tot LIMOSA (Sinds 1 april 2007 moeten buitenlandse werkgevers een limosa-aangifte doen indien zij tijdelijk of gedeeltelijk werknemers in België tewerkstellen). Alle informatie is beschikbaar via www.limosa.be.

Op de overeenkomst is het Belgische recht exclusief van toepassing. Elk geschil over de geldigheid, de uitlegging of de uitvoering van de Overeenkomst zal, bij gebreke aan een minnelijke regeling, definitief worden beslecht door de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen, afdeling Antwerpen

Intellectuele Eigendom

Eerste “Shippable Product”

Als de leverancier samen met zijn offerte een eerste “shippable product” oplevert en AG Digipolis Antwerpen hiervoor een bijdrage betaalt, komen alle resultaten van de onder deze deelopdracht gepresteerde diensten in volle en exclusieve eigendom van AG Digipolis Antwerpen. Dit zijn bijvoorbeeld – maar niet noodzakelijk beperkt tot – specifieke documentatie, een analysedocument, specifieke website(s) en specifieke ontwikkelde software. Bij de ontwikkeling van specifieke software en/of websites voor AG Digipolis Antwerpen komen zowel de broncode als de rechten op de ontwikkeling en distributie, op de vormgeving en grafische en tekstuele elementen in volle en exclusieve eigendom van AG Digipolis Antwerpen.

Resultaten van de opdracht (laatst gewijzigd op 10 juli 2020)

Alle wettelijk overdraagbare (intellectuele en andere) eigendomsrechten(zoals, zonder te zijn beperkt tot, auteursrechten, softwarerechten, octrooirechten, merkrechten, tekeningen modelrechten en databankrechten), belangen en know-how(hierna gezamenlijk: de “IER”) met betrekking tot de resultaten van de onder deze opdracht gepresteerde diensten, zoals (zonder te zijn beperkt tot) specifieke documentatie, specifieke website(s) en specifiek ontwikkelde software,  alsook alle op het voorgaande betrekking hebbende voorbereidende materialen, broncodes, objectcodes, data, informatie, creaties, ontwikkelingen, producten, documentatie, methodes, calculaties, analyses, vormgeving, grafische en tekstuele elementen, ongeacht hun vorm(hierna gezamenlijk respectievelijk de “Materialen” en de “Resultaten”), komen vanaf het ogenblik van totstandkoming definitief, onherroepelijk en in volle en exclusieve eigendom toe aan AG Digipolis Antwerpen, ongeacht of deze door de dienstverlener zelf of door hem in de opdracht betrokken derde (hierna gezamenlijk: de “Dienstverlener”) tot stand kwamen. 

AG Digipolis Antwerpen erkent en aanvaardt dat de gepresteerde diensten mogelijk gebruik maken van open source software (‘OSS’). In voorkomend geval is het gebruik van desbetreffende OSS onderworpen aan de relevante OSS licentievoorwaarden, waarvan de Dienstverlener AG Digipolis Antwerpen in kennis zal stellen. 

  • Onder ‘specifieke documentatie’ in de zin van het eerste lid wordt in ieder geval verstaan(zonder te zijn beperkt tot): voor AG Digipolis Antwerpen geschreven documentatie die geen standaarddocumentatie is van de Dienstverlener. 
  • Onder ‘specifieke website’ in de zin van het eerste lid wordt in ieder geval verstaan(zonder te zijn beperkt tot): voor AG Digipolis Antwerpen ontwikkelde website die geen standaardwebsite is van de Dienstverlener.
  • Onder ‘specifiek ontwikkelde software’ in de zin van het eerste lid wordt in ieder geval verstaan(zonder te zijn beperkt tot): 
    • In geval van SaaS (‘software as a service’ of ‘cloudcomputing’): de op bestelling van AG Digipolis Antwerpen ontwikkelde software die evenwel door de Dienstverlener wordt beheerd, of elke in opdracht van AG Digipolis Antwerpen uitgevoerde customisatie van standaard-SaaS oplossingen. 
    • In geval de SaaS niet op maat en op bestelling van AG Digipolis Antwerpen werd ontwikkeld (standaard-SaaS oplossing) blijft de intellectuele eigendom bij de Dienstverlener of leverancier en verkrijgt AG Digipolis Antwerpen het gebruiksrecht voor de overeengekomen duur en modaliteiten. 
    • In alle andere(niet SaaS gerelateerde)gevallen: de op bestelling van AG Digipolis Antwerpen ontwikkelde software.

In de mate de Dienstverlener morele rechten kan laten gelden op de Resultaten, garandeert de Dienstverlener, en maakt hij zich sterk, in de mate als wettelijk toegelaten, dat deze morele rechten door de titularis niet op een wijze zullen worden uitgeoefend die ingaat tegen de rechtmatige belangen van AG Digipolis Antwerpen of diens rechtsopvolgers. De betrokken titularis verzaakt in het bijzonder aan de uitoefening van zijn of haar recht op bekendmaking, eerbied voor het werk, vaderschap, naamsvermelding, terugneming en toegang, minstens aan de uitoefening van dergelijk recht op een wijze die ingaat tegen de rechtmatige belangen van AG Digipolis Antwerpen of diens rechtsopvolgers. 

Alle in het kader van de opdracht gebruikte IER of Materialen die worden aangeleverd door of eigendom zijn van AG Digipolis Antwerpen, alsook eventuele aanpassingen daarvan in het kader van de onder deze opdracht gepresteerde diensten, blijven of worden de volle en exclusieve eigendom van AG Digipolis Antwerpen zonder dat de Dienstverlener daarop enige rechten kan doen gelden en zonder dat hieruit enige overdracht (hetzij in vervreemding hetzij in licentie) ten voordele van deze Dienstverlener  kan voortvloeien, behoudens een licentie die strikt noodzakelijk is om de Dienstverlener toe te laten de diensten onder deze opdracht te presteren. 

In de mate de Dienstverlener in het kader van de opdracht gebruikmaakt van enige andere vooraf bestaande IER of Materialen, zal de Dienstverlener aan AG Digipolis Antwerpen een eeuwigdurende, onherroepelijke, wereldwijde, royaltyvrije, overdraagbare en sub-licentieerbare licentie op deze IER of materialen verstrekken (of laten verstrekken) die AG Digipolis Antwerpen toelaat om de Resultaten te gebruiken, te reproduceren, aan te passen, publiek mee te delen, te distribueren en te exploiteren.  Al dergelijke IER of Materialen dienen door de Dienstverlener onmiddellijk en specifiek te worden geïdentificeerden meegedeeld aan AG Digipolis Antwerpen. De Dienstverlener garandeert en maakt zich sterk dat voormeld gebruik door de Dienstverlener en AG Digipolis Antwerpen geen inbreuk maakt op enige IER van derden en vrijwaart AG Digipolis Antwerpen te dien einde.

De Dienstverlener verbindt zich ertoe om AG Digipolis Antwerpen, of iedere rechtsopvolger van AG Digipolis Antwerpen, op diens eerste verzoek bij te staan bij het (al dan niet gerechtelijk) beschermen, verzekeren, verdedigen, afdwingen en bewijzen van diens rechten en/of belangen met betrekking tot de Resultaten, door haar elk document, inlichting of andere bijstand te verschaffen, onder meer bij het vervullen van elke formaliteit die daartoe vereist zou kunnen zijn.

De Dienstverlener bevestigt en aanvaardt dat, behoudens andersluidende bepaling, enige overdracht van IER krachtens dit bestek reeds volledig en voldoende wordt vergoed en beloond door de vergoedingen die de Dienstverlener ontvangt voor de onder deze opdracht gepresteerde diensten en dat hij geen recht heeft op enige andere vergoeding.

Enige overdracht van IER ingevolge dit artikel omvat tevens ook het recht voor AG Digipolis Antwerpen om de Resultaten te exploiteren in een vorm die onbekend is op datum van dit bestek. In dergelijk geval zal AG Digipolis Antwerpen daarvoor aan de Dienstverlener een aandeel verschuldigd zijn gelijk aan 0,1% van de nettowinst (zijnde de winst na aftrek van alle toepasselijke kosten en belastingen) die wordt gerealiseerd uit dergelijke exploitatie en ten belope van een maximumbedrag van 1.000 EUR per jaar, op voorwaarde dat de Dienstverlener aantoont dat de door hem ontwikkelde Resultaten de creatie inhielden van auteursrechtelijk beschermde werken in de zin van Boek XI van het WER.

Facturatiemodaliteiten

Facturen worden voortaan enkel nog elektronisch toegelaten via Peppol. Kijk op de uitgebreide infopagina Factuur indienen voor uitleg en kies de manier die het beste bij je past:

  1.  via je facturatietool,
  2. met Mercurius,
  3. of vanuit je boekhoudpakket.

Zijn er redenen om de facturen toch nog via e-mail te bezorgen? Stuur deze dan naar factuur@antwerpen.be.

Gegevens, omschrijving en bijlagen van e-factuur:

  • Stap 1: Factureer aan de juiste entiteit:
    • Entiteit: Digipolis AG
    • KBO-nr: 0751541350
    • Btw-nr: BE0751541350
  • Stap 2: Controleer of je zelf ook factureert vanuit de juiste entiteit.
  • Stap 3: Vermeld het bestelbonnummer in het correcte veld (bestelbonnummer, PO-nummer, ordernummer 4X13XXXXXX …).
  • Stap 4: Vermeld het juiste btw-tarief (of medecontractant, kleine onderneming vrijstelling o.b.v. art.44).
  • Stap 5: Vermeld je eigen btw- en IBAN-nummer.
  • Stap 6: Geef een duidelijke omschrijving van de opdracht en verwijs naar de juiste opdracht/offerteaanvraag door vermelding van A000XYZ/C00XYZ.
  • Stap 7: Controleer het factuurnummer.
  • Verzend geen factuur met eenzelfde factuurnummer. Peppol verwerkt dit als dubbele facturen en die worden niet aanvaard.
  • Je kan optioneel en louter ter informatie een pdf toevoegen.

Voor aanmaningen en vragen over je factuur: AIF@digipolis.be
Prijsherzieningen zijn niet toegelaten.

Gebruiksrecht op data

Als (een onderdeel van) de opdracht bestaat uit de captatie, opslag en/of verwerking van aan Antwerpen gerelateerde data, heeft de groep stad Antwerpen het eigenaarschap en het recht om deze data in een bredere context dan deze opdracht te gebruiken en in te zetten, en waar opportuun te ontsluiten in functie van het algemeen belang.
Dit recht is kosteloos, niet gelimiteerd in de tijd, volume en formaat.
Met “data” wordt bedoeld:

  • Ruwe data
    De data zoals ze aan de bron wordt gecapteerd of geregistreerd. Ruwe data worden verzameld zonder bewerking of andere vorm van manipulatie. Ruwe data kunnen nog vervuiling bevatten en hebben geen filtering of interpretatie ondergaan.
  • Geïnterpreteerde data
    Gedetailleerde data op basis van de ruwe data, met gebruik van herkenbare begrippen en terminologie, eventueel bewerkt in functie van de interpretatie (bvb. locatie gebaseerd op triangulatie), ontdaan van fouten, dubbels, ruis,…. 

De databestanden worden steeds vergezeld van een beschrijving waarin de gehanteerde definities en, indien relevant, berekeningen kunnen worden teruggevonden zodat de betekenis van elk data element, variabele of parameter helder is.
De data moeten bereikbaar te zijn via RESTful API’s (push of pull) of gelijkwaardig (vb. MQTT). Er moet een duidelijke API-documentatie aangeleverd worden. Voor API’s die rechtstreeks worden ontsloten op de API gateway van groep Antwerpen wordt een Swagger-file (Swagger v2) gevraagd. 
Wanneer er encryptie technieken worden gebruikt, is de private key eigendom van AG Digipolis Antwerpen/stad Antwerpen en wordt deze niet gedeeld.
Als de data kan aangeleverd worden als linked open data (triples) is dit een pluspunt.
Data kan persoonsgegevens bevatten en dus de levenssfeer van personen raken. De regels van de privacywetgeving zijn hierop van toepassing. 
De data moeten beschikbaar zijn onmiddellijk nadat ze werden gecapteerd. Data die real-time worden verzameld moet dus ook real-time kunnen worden opgehaald via de API’s.  Afhankelijk van de specifieke context van de opdracht en van de intrinsieke eigenheid van de data, kan hiervan afgeweken worden in onderling akkoord.

Gegevensbescherming

Door de ondertekening van de verklaring bij het inschrijvingsbiljet, gaat de inschrijver ermee akkoord  om de regels ter bescherming van gegevens te volgen:

  • Standaard is de geheimhoudingsovereenkomst (NDA) in bijlage van toepassing. De inschrijver is er hierbij toe gehouden al zijn betrokken medewerkers hiervan op de hoogte te brengen. De ondertekende NDA’s worden bezorgd aan AG Digipolis Antwerpen voor de aanvang van de opdracht en worden bewaard in de projectmap.
  • De Aanbieder verbindt zich ertoe elk datalek en alle ernstige pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 24 uur na kennisname, te melden aan de Opdrachtgever. De Aanbieder zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen en eventuele schade te voorkomen of te beperken en zal aan de Opdrachtgever alle informatie die ze nuttig of nodig acht, verschaffen.
  • Bij het uitnodigen van inschrijvers tot het indienen van een offerte is AG Digipolis Antwerpen in de mogelijkheid om gegevens van de inschrijvers te verzamelen en bij te houden. Het betreft persoonsgegevens die verwijzen naar een natuurlijke persoon als dienstverlener of naar een persoon die optreedt als vertegenwoordiger van het inschrijvende bedrijf, alsook alle informatie betreffende de in de offerte voorgestelde oplossing. AG Digipolis Antwerpen verwerkt de persoonsgegevens in overeenstemming met de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) en enkel met als doeleinde de evaluatie voor het in aanmerking komen voor toewijzing van de opdracht. De persoonsgegevens van de inschrijvers worden verwijderd als de wettelijke termijn om ze bij te houden verlopen is. Voor alle gerelateerde vragen rond deze verwerking, kan je terecht via info@digipolis.be. 
  • Organisaties die persoonsgegevens verwerken, moeten voldoen aan de regels van de GDPR (VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD ) die de bescherming van persoonlijke data van Europese burgers regelt. Met persoonsgegevens wordt onder meer alle informatie bedoeld waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden.
    • Als er persoonsgegevens verwerkt worden, kan er op verzoek van AG Digipolis Antwerpen altijd gevraagd worden expliciet om een verwerkingsovereenkomst te onderschrijven zoals bepaald in artikel 28 in de GDPR.
  • De Aanbieder treft alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om systemen en gegevens te beveiligen.
  • De Aanbieder maakt zich sterk dat alle medewerkers die toegang hebben tot systemen en gegevens het vertrouwelijk karakter en de veiligheid zullen respecteren.  De Aanbieder zal erop toezien dat medewerkers enkel toegang verkrijgen tot systemen en gegevens nadat ze gebonden zijn door een vertrouwelijkheidsverplichting.
  • De Aanbieder en sluit een overeenkomst met elke derde partij (medewerker, partner, onderaannemer, etc.) waarin dezelfde verplichtingen inzake worden opgelegd.
  • De Aanbieder verbindt zich ertoe elk datalek en alle ernstige pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 24 uur na kennisname, te melden aan de Opdrachtgever. De Aanbieder zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen en eventuele schade te voorkomen of te beperken en zal aan de Opdrachtgever alle informatie die ze nuttig of nodig acht, verschaffen.
  • De Opdrachtgever (of zijn daartoe aangestelde) heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze overeenkomst te controleren.
  • De Aanbieder is aansprakelijk ten aanzien van de Opdrachtgever voor schade die voortvloeit uit een handeling of een nalatigheid in strijd met de rechtmatige instructies van de Opdrachtgever. Indien de Aanbieder zijn verplichtingen niet naleeft, kan de Opdrachtgever, onverminderd het recht om een schadevergoeding te bekomen, na schriftelijke gemotiveerde ingebrekestelling de Opdracht geheel of gedeeltelijk beëindigen indien de Verwerker nalaat passende maatregelen te treffen.